Виконуйте щоденну роботу, аналізуйте результат у порівнянні з тривалими періодами і плануйте на роки вперед – практичні поради досвідченого журналіста з основ тайм-менеджменту.
Ось уже п’ятий рік, як ми живемо в умовах війни, в невизначеній реальності, коли продуктивного часу стає менше, а навантаження діями нікуди не зникає, навіть зростає на одиницю часу. І тому нам доводиться обирати пріоритети, планувати менше справ для того, щоб надати перевагу якості над кількістю.
Про методи впорядкування хаосу та раціонального витрачання часу, шаблонування повторюваних процесів та винесення найкращого досвіду з негативних обставин розповів засновник Школи універсального журналіста Віталій Голубєв під час онлайн-вебінару “Планування та тайм-менеджмент в умовах невизначеності”, організованого в межах проєкту Острозької академії “Школа освітніх інновацій”.
Відкриваючи зустріч, Дмитро Шевчук, проректор із науково-педагогічної роботи Національного університету «Острозька академія», зазначив:
– Сьогодні ми живемо справді в дуже складній ситуації. Через раптові повітряні тривоги мусимо наперед постійно працювати з невизначеністю. Вже відчувається втома, стає важче передбачити, планувати щось. Тому дуже важливо виробити в собі певні підходи до управління щоденними процесами, зокрема, і в нашому мисленні.
Віталій Голубєв розвинув цю думку, ознайомивши слухачів із опитуванням Фонду демократичної ініціативи імені Ілька Кучеріва, проведеним напередодні Дня Незалежності України у 2024 році. Респондентів запитали про почуття, які виникають у них, коли думають про майбутнє України. І показав, що трактувати ці дані можна по-різному. Наприклад, 60% українців думають з оптимізмом про майбутнє, хоча, з іншого боку, можна сказати, що майже кожен другий відчуває тривогу або кожен п’ятий дивиться в майбутнє України зі страхом. Тобто в залежності від обставин, в яких знаходиться людина, вона може відчувати різні почуття, і, відповідно, її вибір може бути різним.
– Колись я виписав фразу викладача Гарвардського університету Тала Бен Шахара: «Не все, що стається, – на краще, але ми можемо зробити вибір, винести найкраще з цієї ситуації». Тобто ми маємо вибір, що робити з тим, що сталося, які зробити для себе висновки, імпульсом до яких дій чи бездіяльності це стане. Мені подобається формула, яку я вперше побачив у Джека Кенфілда в одній з його мотиваційних книжок “Правила успіху”. Це одна із небагатьох американських мотиваційних книжок, які мені особисто “зайшла”. Фраза «Подія плюс реакція дорівнює наслідок» говорить про те, що після будь-якої події є простір для нашої реакції. Словесної чи у думках, але між подією та наслідком є простір нашої реакції і вибору. Часто він є вирішальним у тому, щоб наділити сенсом події, які з нами відбуваються.
Ще одна фраза, яку я виніс з мотиваційних книжок, стосується певної ситуації. Здавалося б, може бути суто негативно забарвлена подія, пов’язана із невдалими комунікаціями чи переговорами. Проте її можна розглянути під кутом зору: “Яку можливість це мені дає?”, “Які висновки я з цього для себе зробив?”
Досвідом для нас стає не просто те, що ми пережили, а те, що осмислили, відрефлексували, те, що перетворилося на висновки і стало якимось алгоритмом на майбутнє. Дві людини можуть пережити однаковий набір подій, зробити різні висновки і, як підсумок, піти в житті різними шляхами, тому що в кожного осмислення було інакшим.
Як і осмислення життєвих уроків є частиною життя, так і планування наперед є частиною нормального життєвого циклу.
У плануванні головне – не обов’язково здійснити все заплановане. Звісно, ми до цього прагнемо, але функція планування – глибша. Вона значною мірою полягає в тому, щоб не здійснити все заплановане, а просто для себе трішечки впорядкувати хаос.
Коли хочеться дізнатися більше, як влаштований світ і комунікації у ньому, то сміливо раджу книги, які за останні роки найбільш вплинули на основи мого мислення. Це Стівен Кові “Сім навичок високоефективних людей” і Міхай Чіксентмігаї «Потік. Психологія оптимального переживання».
Ми часто боїмося планувати тому, що об’єктивні обставини навколишнього світу і наші суб’єктивні переживання підказують, що далеко не все заплановане здійсненне. І тут важливо відокремити план від відповідальності за його недотримання. Тобто те, що ми не виконаємо певну частину запланованого, не позбавляє нас необхідності планувати.
У комунікаціях з іншою людиною розділяйте відповідальність 50 на 50. Зробіть свої 50 відсотків роботи і заспокойтеся.
Дослідження показують, що відсоток людей, які планують на декілька років вперед, останнім часом скоротився практично вдвічі. Але мене зацікавила інша цифра в одному з соцдосліджень «Рейтинга»: кожен другий не будує планів взагалі. І ця цифра більш-менш стабільна. В мене є гіпотеза, що це може бути не лише тому, що щось зовнішнє заважає, а тому, що нема такої звички, а є бажання “пливти за течією”, жити, поки живеться, за принципом “якось воно буде”. В цьому контексті ефективнішим могло би бути ось таке переконання: «Ми усвідомлюємо, що не все залежить від нас, але робимо максимум того, що залежить». Максимум в межах отих 50% розділеної відповідальності, про які я говорив. Тому що в будь-якій ситуації певна можливість вибору все-таки залишається. Ніхто не може позбавити нас цього вибору. Наприклад, коли я десь до когось із чимось звертаюсь, то думаю, чи не занадто я тисну на людину, чи не занадто нав’язую свою пропозицію? Але потім зупиняю себе, адже у неї є вибір з самого початку – погодитись чи відмовити, я цей вибір у людини абсолютно не забираю.
Американець Ральф Волдо Емерсон якось написав, що «нічого так не дивує людей, як здоровий глузд і дії за планом». Мене часто вражає, що коли з кимось взаємодієш у певних проєктах, то за однакових зовнішніх обставин люди діють по-різному. Хтось відповідально відноситься до процесу, а хтось не вкладається у дедлайни, не вчасно виходить на зв’язок, не дотримується обіцянок. Тобто не лише зовнішні фактори впливають, а і певна внутрішня установка на дії за планом. Не гріх змінювати плани, тим більше у наш час. Але мені здається, що дорослий відповідальний підхід – це коли ти попереджаєш тих, хто ще задіяний в реалізації окресленого. Це знову ж таки про розподілену відповідальність.
Книжка Даніела Канемана «Шум. Хибність людських суджень» наштовхнула мене на думку розділяти оцінку і дію. Це стосується ситуацій, коли ти працюєш, а результату на щоденному горизонті не бачиш. І це починає демотивувати. Хоча правильно на цей емоційний сигнал дивитися у довшій дистанції, ніж один день. Порівнювати в динаміці з декількома тижнями, місяцями або ж роком.
А ще – писати і аналізувати складні питання на розвороті записника. Так ми можемо одночасно в полі зору втримувати більше символів, чисел, понять тощо. Ми свій кут зору таким чином розширюємо буквально.
Коли потрібно врахувати багато критеріїв при ухваленні рішень, тоді я запитую штучний інтелект – використовую платну версію Chat GPT. Річ у тім, що ШІ не має таких обмежень на одночасну швидку обробку масиву даних за багатьма критеріями, як людська свідомість (принцип 5 +-2). При цьому глибші, якісніші, релевантніші відповіді я отримую тоді, коли не я запитую ШІ, а він запитує мене. І тільки отримавши мої відповіді, аналізує. А я тим часом, відповідаючи, і сам підсвітив для себе більше реальності.
Ми не можемо контролювати результат, але можемо контролювати власні дії. До прикладу, є така фраза: ” У слабкої людини хазяїн ззовні, а у сильної – всередині”. Тобто не потрібно чекати певних зовнішніх стимулів. Що б не трапилось, виконуйте базову щоденну рутину.
Також важливо запускати різні процеси одночасно, усвідомлюючи пріоритети, дивитися під різними кутами зору – побутовим і ціннісним, тобто, думати: чим ще можна зайнятися, коли щось іде не так, або чим іще важливим можна зайнятися. У будь-якому разі, постійне тримання в голові альтернатив дуже допомагає, бо інакше важко впоратися з турбулентністю.
Записуйте свої думки у смартфон чи блокнот. Так ви краще зрозумієте, що для вас є важливим. Це знову ж таки про обмеженість ресурсу нашої уваги: вивантажуючи частину інформації на зовнішній носій, ми підстраховуємось, щоб не забути.
Використовуйте метод обмеженого хаосу. Впорядковуйте безлад частинами. Домовляйтеся із собою, що частина простору буде прибраною. Потім ви зможете перейти до іншої частини, де є безлад, і так далі. Згодом, поступовими кроками ви впорядкуєте увесь простір.
Плануйте не лише робочі будні, а й вихідні чи відпустки. Вихідні минули, а ніби і не було вихідних. Те саме стосується літніх канікул. Ми ретельно плануємо робочі дні, зустрічі, дзвінки, онлайн-конференції, але не плануємо дні відпочинку. При стандартному п’ятиденному робочому тижні за рік, вихідні – це 104 дні, це майже третина року, яка без планування стає непоміченою.
Збирайте свої плани в «To-do list»: зробити, коли буде вільний час, зробити влітку, зробити на канікулах, зробити у відпустці. Потім можна у вільну хвилину переглядати цей список і, можливо, саме тут знайдуться варіанти, чим зайнятись, коли щось пішло не за планом.
Плануйте декілька свої перших кроків. Найкраще це підсвічує ШІ, коли пропонує зробити для тебе якусь додаткову дію після твого основного запиту. Проблема багатьох наших нереалізованих планів у тому, що на рівні стратегії все було зрозуміло, але ступор виник або на етапі «з чого почнемо», або на стадії «який крок буде наступним». Тому це дуже важливі питання: «З чого почну?» та «А що далі?».
Можна спробувати вправу «Мій день через 10 років», щоб збагатитися енергією з майбутнього. Як би ви хотіли, щоб цей день пройшов? Де ви хотіли б бути або з ким? Я помітив, що деякі речі починають справджуватися раніше, тому що я просто активно, цілеспрямовно в цьому напрямку думав. Думав письмово: ставив таймер на 10 хвилин і записував усе, що приходило в голову на цю тему. Такий собі гібрид фрірайтингу та візуалізації. Кілька разів на рік роблю такі марафони на 2-3 тижні щоденного виконання. Десять хвилин, щоб максимально концентровано, активно подумати про майбутнє – вони того варті.
Що робити, коли нема чим зайнятися? Насправді, зайнятися завжди є чим. Тому що, коли немає важливих поточних справ, ми можемо думати про якісь більш тривалі. Коли немає можливості здійснювати конкретні, практичні дії, ми можемо думати про облаштування умов для цих дій у майбутньому.
Коли не випадає створювати щось нове, ми можемо покращувати існуюче. Завжди щось можна поліпшити, замінити, оновити, підготувати, прибрати. Знаєте, я побачив в одному з фастфудів аркуш паперу над робочим місцем персоналу, де було написано: “Чим зайнятися, коли нема що робити.” І там прописано 20 пунктів: помити холодильник, перевірити, чи працює духова шафа і так далі. Тобто завжди щось можна перевірити, покращити, відремонтувати, полагодити, створити передумови на майбутнє… І ось такий список у телефоні може допомагати.
Заякоритись простою дією: створити на робочому столі папку нового проєкту, пообіцяти в соцмережах або комусь із рідних, що ти за щось берешся, замовити квиток, забронювати дату, місце… Потім, коли щось піде не так, не пізно скасувати, але оцей якір, зобов’язання, проста осяжна дія вже створює якусь зачіпку за поверхню навколишнього світу.
Ефективно використовуйте «обрізки часу», які у нас залишаються у процесі очікування. У несподівані паузи майте щось напоготові: книгу, подкаст, роздрукований текст, можливо, нетермінові дзвінки, листи, бесіду зі штучним інтелектом.
Розсинхронізовуйтесь з потоком, тобто, продумайте, які задачі виконуються багатьма людьми одночасно, де на цьому шляху можуть виникнути «затори» і як можна обійти. Наприклад, перенесіть візит до лікаря з ранку понеділка на середу або ж відправте свій багаж “Новою поштою” до місця призначення.
Створюйте шаблони для однотипних ситуацій чи ділової переписки для економії часу. Адже доволі часто нам доводиться давати більш-менш стандартні відповіді на стандартні вхідні. «Завдання з зірочкою» – залишати в таких шаблонах персональний рядок (можна виділяти його квадратними дужками) для того, щоб кожне звернення виглядало особистим. Економія часу буде відчутною в будь-якому разі.
Дозуйте інформаційне навантаження. Є таке поняття, як «білий список рекомендованих медіа», які найбільшою мірою дотримуються стандартів журналістики. Якщо я бачу, скажімо, що «Суспільне» постійно присутнє у цьому списку, то коли мені треба проаналізувати якусь «трендову» тему, я в Google ввожу ключові слова і додаю «Суспільне». Якщо «Суспільне» про це нічого не розповідало, «Укрінформ» не розповідав і декілька інших медіа з цього списку теж про це нічого не писали, то велика ймовірність, що це якийсь фейк або це якийсь хайп з анонімних телеграм-каналів. Ну, наприклад, я викладач і тут бачу в телеграмі заголовок «90% університетів закриють до літа». Ввожу цей рядок в пошуковик, додаю «Суспільне» – і роблю висновки. Якщо не хочу обмежуватись одним джерелом, просто дивлюсь у стрічці новин, хто ще про це писав. Якщо, звісно, писав узагалі…
Коли наше заплановане частково чи повністю здійснюється, це додає впевненості у завтрашньому дні. Ми перебуваємо в ресурсі й задоволені, що опанували ситуацію. За цих обставин у виграші опиняємось не лише ми, а й ті, хто задіяні у нашій життєдіяльності. Тому що вони тоді спілкуються із збалансованою людиною, яка не тригерить їх своїми невирішеними проблемами. У будь-якому разі я переконаний, що час на планування – виправдовується. Дбаємо про себе – виграють інші.
Підготувала Лариса Портянко
Дискусія з цього приводу: